Kosten sparen und Personalengpässe optimal ausgleichen
Stuttgart, 22. Mai 2024 – Ob eine ausgefallene Klimaanlage bei tropischen Außentemperaturen, ein immer größer werdender Berg an gesetzlichen Anforderungen, der Fachkräftemangel bei Handwerksbetrieben, aufwändige Verwaltungsprozesse sowie das steigende Kostenbewusstsein auf Kundenseite – Filialisten sehen sich täglich neuen Herausforderungen gegenüber. Dabei stecken in der Digitalisierung des Facility Managements große Potentiale, die Immobilienbranche nachhaltiger und vor allem effizienter zu gestalten. Christoph Rieboldt, Head of Facility Management bei Seybold FM aus Stuttgart, zeigt auf, wie mithilfe von Künstlicher Intelligenz Prozesse im Facility Management erheblich erleichtert und Kosten gespart werden können.
„Gerade jetzt, wo Filialisten an allen Ecken und Enden sparen wollen oder eher müssen, liegen im Facility Management große Einsparpotentiale brach, die im Rahmen der Digitalisierung ausgeschöpft werden können“, sagt Rieboldt. Generell gilt der Grundsatz, dass 80 Prozent der Kosten im Lebenszyklus einer Immobilie auf die Betriebskosten wie beispielsweise Energie oder die Instandhaltung entfallen. Digitalisierte Prozesse bieten dem Facility Management jedoch erhebliche Einsparpotenziale, angefangen bei der Energie- und Wartungssteuerung bis hin zur Auswahl geeigneter Handwerker und dem bewussten Wasserverbrauch. Rieboldt: „Durch eine Reduzierung der Instandhaltungskosten um nur 20 Prozent lassen sich Einsparungen von bis zu 50 Prozent der Baukosten erzielen. Die Digitalisierung des Facility Managements ist somit ein wichtiger Treiber für Kosteneinsparungen und die Förderung einer intelligenten Immobilienwirtschaft.“
Gläsernes System für transparente Abläufe
In vielen Fällen fehlt eine transparente Kommunikation zwischen Facility Management und Kunden, was zu langwierigen organisatorischen Aufgaben führt. Umso wichtiger ist die Zusammenführung aller Prozesse auf einer Plattform, auf die alle Beteiligten in Echtzeit Zugriff haben. Grundlage dafür ist, dass jegliche Dokumente, Informationen und zukünftige Post dort einlaufen. Eine KI-gestützte Software kann heute bereits selbstständig erkennen, um was für ein Schriftstück es sich handelt und öffnet ein Ticket, das dann von einem Mitarbeitenden, dem Prozess Schritt für Schritt folgend, bearbeitet werden kann. Fällt beispielsweise die Heizung in einer Filiale aus, kann der Kunde im System genau nachvollziehen, ob bereits ein Handwerker gerufen wurde und bis wann der Schaden behoben werden kann. „Dadurch entfällt die manuelle Überwachung und viele Aufgaben können digital abgewickelt werden. Anstatt kostspielige Ressourcen für solche Routineaufgaben zu verwenden, kann der Fokus auf proaktive Verbesserungen gelegt werden“, sagt Rieboldt.
Daten sind entscheidend
Um das System effektiv zu nutzen, ist kontinuierliche Pflege und Weiterentwicklung entscheidend. Mit entsprechendem technischem Know-how sind der Effizienz keine Grenzen gesetzt. Je mehr Informationen und Daten im System verfügbar sind, desto besser kann die Künstliche Intelligenz Potenziale aufzeigen und Kosten sparen. Dies beinhaltet die Identifizierung langjähriger Kostentreiber wie fehlerhafte Wartungsintervalle, überhöhte Stundensätze und unpassende Leistungskataloge. „Daten wie beispielsweise Fahrtkosten, Fachkenntnis und Zuverlässigkeit von Dienstleistern lassen sich ebenfalls in ein solches System einspeisen“, sagt Rieboldt.